1. Gegenstand und Dauer

Die Curavani GmbH ("Auftragsverarbeiter") verarbeitet im Auftrag des Kunden ("Verantwortlicher") personenbezogene Daten zur Erbringung des Dienstes "Virtueller Büromitarbeiter".

Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer des Vertragsverhältnisses.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten ausschließlich zur:

• Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Telefonanrufe im Namen des Kunden
• Durchführung ausgehender Telefonanrufe und E-Mails an Endkunden des Kunden im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen (z. B. Terminvereinbarungen)
• Verarbeitung eingehender E-Mails im Namen des Kunden
• Dokumentation von Gesprächs- und Kommunikationsinhalten
• Weiterleitung von Informationen an den Kunden

3. Art der personenbezogenen Daten

• Telefonnummern der Anrufer bzw. kontaktierten Personen
• Namen, Adressen und E-Mail-Adressen (soweit genannt oder aus dem Kundenstamm des Kunden übermittelt)
• Gesprächs- und E-Mail-Inhalte sowie Anliegen
• Datum und Uhrzeit der Kommunikation
• Gesprächsaufzeichnungen und Transkriptionen

4. Betroffene Personen

Anrufer, die den Telefonservice des Kunden nutzen, sowie Endkunden des Kunden, die im Rahmen ausgehender Kommunikation kontaktiert werden (Kunden, Interessenten, Geschäftspartner des Kunden).

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragsverarbeiter gewährleistet:

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS)
• Speicherung auf Servern in der EU
• Zugriffskontrolle und Authentifizierung
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Löschung der Rohdaten (Aufzeichnungen, Transkriptionen, Metadaten) nach 24 Monaten; anonymisierte Transkriptionen (ohne Personenbezug) dürfen zur Systemverbesserung unbefristet aufbewahrt werden

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftragsverarbeiter setzt zur Erbringung der Leistungen Unterauftragsverarbeiter ein. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird dem Kunden auf Anfrage bereitgestellt.

7. Rechte der Betroffenen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Auskunft, Löschung, Berichtigung) gemäß DSGVO.

8. Weisungsrecht

Die Verarbeitung erfolgt nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Weisungen können per E-Mail erteilt werden.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Vertragsende werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

10. Änderungen dieser Vereinbarung

Der Auftragsverarbeiter kann diese Vereinbarung mit einer Frist von sechs Wochen per E-Mail ändern. Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb der Frist schriftlich widerspricht. Der Auftragsverarbeiter weist in der Änderungsmitteilung auf die Bedeutung der Frist und die Folgen des Schweigens hin.